|
AIVA programa automatizuoja visą darbų valdymo procesą- nuo sutarties registracijos ir darbų sąmatos importo, toliau darbų planavimą, darbų atlikimo registraciją vienu iš trijų būdu, bei darbų ataskaitų suformavimą.
1. Sutarties Registracija
Projektų sutartys registruojami sutarčių registre. Jo forma parodyta žemiau.
Sutartį galima užregistruoti naujai, arba su visa dokumentacija, sąmatom, perkelti iš Konkursų registro (Jei konkursą pažymėjome kaip laimėtą). Prie sutarties galima importuoti sąmatų duomenis iš sąmatos failo. (Sąmatos gali būti padarytos bet kuria sąmatine programa arba Excel programa).
Sukeltas projekto konstruktyvų sąmatas galima susidėlioti tokia tvarka, kokia eilės tvarka bus jos vykdomos ir tokia tvarka jos bus planuojamos kalendoriniame Ganto grafike.
Prie sutarties galima Įkelti projektus, projekto failus, kad visi projekto vykdytojai galėtų jais naudotis, nereikėtų kažkur ieškoti.
2. Ganto grafiko sudarymas:
Užregistravus sutartį, įkėlus sąmatas, mes turime padarę pusę darbo tam, kad turėtume darbų atlikimo grafiką. Pagal įkeltas sąmatas programa sudeda Jums eilutes į Ganto grafiką.
Projekto vadovui reikia sudėlioti kiek žmonių atliks konkretų darbą ir koks darbas po kurio eis. Viskas!!! Jūs turite sudėliotą grafiką, nes viskuo pasirūpins programa.Jūs galite matyti visas datas, kas po ko eina (Apibrėžta raudonai).
Planuojant darbų grafiką programa Jums suplanuoja ir projekto biudžetą mėnesiais, savaitėmis, tiesiogines arba su priskaitymais išlaidas.(Apibrėžta žaliai)
Pažymėjus rodyti vėluojančius darbus, programa pakeičia vėluojančių darbų eilučių spalvą, kas leidžia apsaugoti įmonę nuo vėluojančių darbų
3. Darbų užduotys
Turint kalendorinį grafiką atsiskleidžia galimybė valdyti Darbuotojų, medžiagų ir mechanizmų resursus. Pasirinkus darbų užduotis, programa iškirps visus šios savaitės ir vėluojančius darbus iš ankstesnių savaičių ir parodys Jums specialioje lentelėje. Darbų vadovas gali susidėti planą (raudonos rodyklės) pagal savaitės dienas (susiplanuoti kiek numato darbų atlikti kasdien).
Susidėjus planą ir atlikus darbus yra 3 būdai atliktiems darbams įvesti:
a) Kasdien, atlikus darbus surašyti atliktą kiekį į stulpelį Faktas (žalios rodyklės )
b) Yra galimybė prie atliktų darbų priskirti darbuotojus ir priskyrus jiems koeficientus (mėlynas kvadr.) paskaičiuoti darbuotojui atlyginimą, pagal atliktą darbą. Tam naudojame dienos užduotį
c) Naudoti AIVA darbų planavimo programėlę telefone
3.1. Darbų registracija įvedant kas dieną atliktų darbų kiekius
Darbų kiekiai įvedami toje pat formoje, kurioje įvedami planuojami darbų kiekiai (žr. pav. aukščiau)
3.2. Darbų kiekiai įvedami priskirtiems darbui darbuotojams
Yra galimybė prie atliktų darbų priskirti darbuotojus ir priskyrus jiems koeficientus (mėlynas kvadr.) paskaičiuoti darbuotojui atlyginimą, pagal atliktą darbą. Tam naudojame dienos užduotį
3.3. Naudoti AIVA darbų registravimo programėlę telefone
Programėlė darbų vadovui parodo jam paskirtus projektus, o pasirinkus projektą-suplanuotus darbus savaitei.
Darbų vadovas pasirinkęs darbo pavadinimą gali užregistruoti kas, kiek atliko ir per kiek darbą (žr. žemiau). Be to, gali užregistruoti ir kiek sunaudojo medžiagų bei panaudojo mechanizmų.
Atsidarius programėlei pasirenkame Projektą
Pasirinkę datą matome tuos pačius darbus kurios turime atlikti, spaudžiame ant darbo pavadinimo...
... ir galime įvesti kiek atlikta darbo, bei sunaudota medžiagų
Jei darbuotojai buvo suvesti kompiuteryje juos matysime ir programėlėje
Jei ne, galima pasirinkti įvedus vardo ar pavardės raides.
Darbuotojui priskiriame valandas (dienos, arba naktines)
4. Darbų atlikimo ataskaitos
4.1. Savaitės darbų ataskaita
Išsaugojus duomenis turime programoje. Savaitės ataskaitoje matome faktinį įvestą kiekį, o taip pat ir viso darbo atlikimą procentais
4.2. Atliktų darbų Ganto grafikas
Ganto grafike, taip pat galime matyti atlikimą procentais
4.3. Darbuotojų atlyginimų už darbus apskaičiavimo ataskaita
Projekto eigoje galima matyti realaus laiko ataskaitą apie apskaičiuota darbuotojų uždarbį
4.4. Projekto darbų sankaupinė ataskaita
Projekto sankaupinėje ataskaitoje parodomi kokie projekto darbai turėjo būti atlikti ir kokie jau atlikti:
? Nuo sutarties pradžios
? Už ataskaitinį mėnesį
bei kokie darbai dar liko padaryti.
Atliktus darbus programa susumuoja iš darbų registracijos žurnalo. Šiems darbams galima atspausdinti darbų atlikimo aktus 2 ir 3 formos.
Po to, kaip apteikus aktus užsakovas patvirtina darbus, sankaupinėje ataskaitoje galima atžymėti kokie darbai patvirtinti, jiems atspausdinti darbų atlikimo aktą, bei sąskaitą- faktūrą, nurašyti panaudotas medžiagas patvirtintiems darbams. Žemiau parodyta schema iš kur gauna duomenis sankaupinė ataskaita ir kokie gaunami iš jos dokumentai
4.5. Finansinė objekto ataskaita
|
ES finansuojami projektai