1. Medžiagų užsakymas projektams

Dažnai darbų vadovai medžiagas užsako kas savaitę, analizuodami sąmatas, projektinę dokumentaciją ir teikdami paraiškas. Šis procesas užtrunka, o vėlavimai gali lemti prastovas ar brangesnius skubius pirkimus.

Sprendimas:
Automatizavus užsakymo procesą, darbų vadovui tereiktų pasirinkti reikiamas medžiagas iš sąmatos artėjančios savaitės darbams. Šis metodas sutaupo laiką, tačiau kyla dvi problemos:

1. Netikslūs sąmatos duomenys.
   Sprendimas – ruošti tikslesnes sąmatas, kurios ilgainiui sutaupys daugiau laiko.

2. Medžiagų kiekio atranka.
   Sprendimas – suplanuoti darbų grafiką sistemoje. Programa automatiškai parinks medžiagas konkrečiai savaitei.

Užsakymai gali būti centralizuoti: vadovai pateikia paraiškas, o tiekimo vadybininkas, naudodamasis sistema, perduoda jas tiekėjams.

2. Medžiagų kainų apklausa

Medžiagų kainos dažnai keičiasi, tad būtina nuolat apklausti tiekėjus. Rankiniu būdu šis procesas užima daug laiko, todėl apklausiama mažiau tiekėjų, o tai didina medžiagų kainas.

Sprendimas:
Automatizuota kainų apklausa internetu. Sistema suformuoja paklausimus, išsiunčia juos pasirinktų tiekėjų grupei, o šie per specialią formą pateikia kainų pasiūlymus.

Programa taip pat veikia kaip aukcionas: tiekėjai, matydami konkurentų kainas, gali jas sumažinti.

3. Medžiagų užsakymas iš tiekėjų

Medžiagų užsakymas el. paštu ar telefonu užtrunka, o klaidos gali lemti neteisingą medžiagų pristatymą ar neatitikimus kainose.

Sprendimas:
Sistema automatiškai suformuoja užsakymus tiekėjams remdamasi kainų apklausos rezultatais. Tai sumažina klaidų tikimybę ir žymiai paspartina procesą.

4. Medžiagų gavimo apskaita

Gavus medžiagas, jų apskaita dažnai vykdoma rankiniu būdu, o tai užima daug laiko ir didina klaidų riziką.

Sprendimas:
Automatizuotas medžiagų gavimo procesas sumažina duomenų įvedimo poreikį. Darbų vadovai gali patvirtinti gautų medžiagų kiekius sistemoje, o buhalterija sutikrina sąskaitas su užsakymų duomenimis.

5. Medžiagų nurašymas projektams

Rankiniu būdu ruošiami nurašymo aktai užtrunka ir yra linkę į klaidas.

Sprendimas:
Sistema automatiškai nurašo medžiagas pagal atliktų darbų ir gautų medžiagų duomenis. Viskas atliekama vos keliais paspaudimais, o klaidų tikimybė išnyksta.

6. Centrinio sandėlio valdymas

Naudojant pavėluotą apskaitą, dažnai nėra matomi tikslūs sandėlio likučiai. Tai lemia perteklinius pirkimus ir atsargų kaupimą.

Sprendimas:
Sistema realiu laiku rodo sandėlio likučius. Jei medžiagos yra sandėlyje, vadybininkas gali iškart jas perkelti į objektą, sumažindamas poreikį naujiems užsakymams.

Finansinė nauda

1. Sumažėja administracinės išlaidos: 90% mažiau laiko medžiagų pajamavimui ir nurašymui.
2. Mažesnės pirkimo kainos: Dėl automatizuotos kainų apklausos ir aukcionų sistema leidžia sutaupyti 3-5% pirkimo išlaidų.
3. Geriau kontroliuojamos sąnaudos: Sumažėja nuostoliai dėl klaidų ar tiekėjų manipuliacijų kainomis.

Sistemos privalumai

• Automatizuotas medžiagų valdymas: Remiasi projekto grafiku ir sąmatos duomenimis.
• Kainų apklausa internetu: Tiekėjai varžosi aukciono principu.
• Rankinio darbo eliminuojamas: Užsakymai, pajamavimas ir nurašymas vykdomi automatiškai.

Įvadas
Vykdant projektus, reikšminga dalis laiko skiriama medžiagų užsakymui ir apskaitai. Šių procesų greitis ir tikslumas tiesiogiai veikia projekto eigą bei kainą.

Sumažinti projektų išlaidas ir užtikrinti efektyvesnį darbą Jums padės AIVA medžiagų tiekimo valdymo ir apskaitos sistema. Pagrindiniai automatizuoti valdymo procesai bei jų tarpusavio ryšiai pateikti žemiau esančiame paveikslėlyje.