AIVA medžiagų tiekimo valdymo gamybai sistema

Medžiagos gamybai – laiku, reikiamu kiekiu ir palankesne kaina

AIVA medžiagų tiekimo valdymo gamybai sistema automatizuoja tiekimo procesą nuo medžiagų poreikio apskaičiavimo iki užsakymų tiekėjams, transportavimo organizavimo ir gautų medžiagų pajamavimo.

Sistema pagal gamybos užsakymus, sandėlio likučius, nustatytas atsargų normas ar prognozuojamą poreikį apskaičiuoja, kokių medžiagų ir kiek reikia užsakyti. Tiekimo vadybininkas gali išsiųsti kainų paklausimus tiekėjams, palyginti gautus pasiūlymus, suformuoti užsakymus pasirinktiems tiekėjams, organizuoti medžiagų atvežimą ir greitai užpajamuoti gautas medžiagas pagal jau turimus užsakymo duomenis.

Sistema padeda:

• laiku aprūpinti gamybą reikalingomis medžiagomis;
• sumažinti gamybos prastovų riziką;
• išvengti perteklinių atsargų sandėlyje;
• greičiau palyginti tiekėjų kainas;
• sumažinti rankinio darbo tiekimo ir pajamavimo procesuose;
• tiksliau apskaičiuoti gautų medžiagų savikainą.

Sistemos tiekimo proceso schema pateikiama žemiau esančiame paveikslėlyje.

Kokią problemą sprendžia AIVA tiekimo sistema?

Gamybos įmonėje medžiagų tiekimas turi būti derinamas su realiu gamybos poreikiu. Jeigu medžiagos užsakomos per vėlai, gamyba gali sustoti. Jeigu jų užsakoma per daug arba per anksti, sandėlyje įšaldomos apyvartinės lėšos.

Kai tiekimo procesas valdomas rankiniu būdu, darbuotojams tenka atskirai tikrinti sandėlio likučius, skaičiuoti trūkstamus kiekius, rengti užsakymus tiekėjams, lyginti pasiūlymus ir pakartotinai įvesti tuos pačius duomenis pajamuojant gautas medžiagas.

Dėl to gali atsirasti:

• gamybos vėlavimų dėl laiku neužsakytų medžiagų;
• perteklinių atsargų sandėlyje;
• klaidų apskaičiuojant užsakytinus kiekius;
• papildomų darbo sąnaudų ruošiant užsakymus ir pajamuojant medžiagas;
• netiksli medžiagų įsigijimo savikaina, jei neįvertinamos transportavimo išlaidos;
• sunkumų palyginant tiekėjų pasiūlymus ir pasirenkant palankiausią variantą.

AIVA sistema sujungia šiuos veiksmus į vieną valdomą procesą.

Kaip veikia medžiagų tiekimo valdymo procesas?

1. Programa apskaičiuoja medžiagų poreikį pagal gamybos užsakymus, sandėlio normas arba prognozę.
2. Sistema įvertina turimus sandėlio likučius ir jau užsakytas, bet dar negautas medžiagas.
3. Tiekimo vadybininkas peržiūri faktinį trūkstamų medžiagų kiekį.
4. Prireikus programa suformuoja kainų paklausimus pasirinktiems tiekėjams.
5. Tiekėjai internetu pateikia kainų pasiūlymus, o vadybininkas juos palygina.
6. Programa suformuoja ir išsiunčia užsakymus pasirinktiems tiekėjams.
7. Jeigu medžiagas reikia atsivežti, pagal tiekėjo užsakymo duomenis suformuojamas užsakymas vežėjui.
8. Gavus medžiagas, jos pajamuojamos pagal anksčiau suformuoto užsakymo tiekėjui duomenis.
9. Pajamavimo informacija perduodama į sandėlio ir buhalterinės apskaitos procesus.

Medžiagų poreikio tiekimui apskaičiavimas

AIVA programoje medžiagų poreikis tiekimui gali būti apskaičiuojamas keliais būdais.

1. Pagal sandėlio minimalių ir maksimalių atsargų normas

Programa patikrina medžiagų likučius sandėlyje ir apskaičiuoja, kokių medžiagų trūksta atsargoms papildyti iki nustatyto lygio.

Šis variantas tinka medžiagoms, kurios naudojamos nuolat ir turi būti palaikomos sandėlyje, kad gamyba nepritrūktų žaliavų.

2. Pagal gamybos užsakymus

Programa apskaičiuoja, kokių medžiagų reikia pasirinktiems gamybos užsakymams įvykdyti.

Skaičiavimo metu sistema įvertina:

• gaminamus gaminius ir jų komplektaciją;
• reikalingas medžiagas bei kiekius;
• turimus medžiagų likučius sandėlyje;
• jau užsakytas, bet dar negautas medžiagas.

Tiekimo vadybininkui parodoma, kokių medžiagų ir kiek dar reikia užsakyti konkretiems gamybos užsakymams įvykdyti.

3. Pagal prognozuojamą medžiagų poreikį

Programa gali įvertinti ankstesnių laikotarpių medžiagų sunaudojimo statistiką ir poreikio didėjimo arba mažėjimo tendencijas.

Pagal šiuos duomenis gali būti nustatomos rekomenduojamos minimalios ir maksimalios atsargų normos, naudojamos medžiagų užsakymams formuoti.

Rezultatas tiekimo vadybininkui

Visais atvejais programa apskaičiuoja ne bendrą teorinį medžiagų poreikį, o faktinį kiekį, kurį dar reikia užsakyti, įvertinus sandėlio likučius ir jau pateiktus užsakymus tiekėjams.

Tiekėjų kainų apklausa

Pagal suformuotą medžiagų poreikį tiekimo vadybininkas gali pasirinkti potencialius tiekėjus ir išsiųsti jiems kainų paklausimus.

Tiekėjai, gavę paklausimą, internetu pateikia savo kainų pasiūlymus. Programa šiuos pasiūlymus automatiškai užregistruoja duomenų bazėje, todėl vadybininkas gali patogiai juos palyginti ir pasirinkti tinkamiausią tiekėją.

Jeigu įmonė taiko papildomą kainų derinimo etapą, sistema gali informuoti tiekėją, kad jo pasiūlymas šiuo metu nėra konkurencingiausias, ir suteikti galimybę pateikti patikslintą kainos pasiūlymą.

Ši funkcija ypač naudinga perkant medžiagas, kurių kainos dažnai keičiasi, pavyzdžiui, metalą, medieną, plastiką, komponentus ar kitą gamybai reikalingą žaliavą.

Užsakymų tiekėjams formavimas ir siuntimas

AIVA sistema leidžia formuoti užsakymus tiekėjams pagal skirtingus poreikio šaltinius:

• pagal gamybos užsakymams trūkstamas medžiagas;
• pagal klientų užsakymams įvykdyti trūkstamas prekes;
• pagal sandėlio minimalių ir maksimalių atsargų normas;
• pagal medžiagų poreikio prognozę;
• rankiniu būdu pasirenkant reikalingas prekes ar medžiagas iš katalogo;
• pagal įmonės padalinių darbuotojų pateiktas pirkimo paraiškas;
• pagal projektams reikalingas medžiagas arba subrangos darbus.

Patvirtinus tiekimo poreikį, programa suformuoja užsakymą tiekėjui ir leidžia jį išsiųsti elektroniniu paštu.

Išsiųsti užsakymai automatiškai registruojami sistemoje. Todėl galima matyti:

• kuriam tiekėjui užsakymas išsiųstas;
• kokios medžiagos užsakytos;
• kokie kiekiai ir kainos nurodyti užsakyme;
• kada užsakymas išsiųstas;
• kurios medžiagos jau gautos;
• kurių užsakytų medžiagų dar laukiama.

Esant poreikiui, išsiųstus užsakymus galima peržiūrėti ir koreguoti.

Medžiagų atvežimo organizavimas

Jeigu užsakytas medžiagas reikia atsivežti iš tiekėjo, AIVA programa pagal užsakymo tiekėjui duomenis gali suformuoti užsakymą vežėjui.

Į vežėjo užsakymą programa gali perkelti:

• Jūsų įmonės pristatymo adresą;
• tiekėjo adresą;
• užsakomų medžiagų sąrašą;
• bendrą krovinio svorį;
• bendrą krovinio tūrį, jeigu šie duomenys įrašyti medžiagų kataloge.

Tokiu būdu darbuotojui nereikia pakartotinai rengti transportavimo užsakymo ir perrašyti duomenų iš užsakymo tiekėjui.

Gavus vežėjo sąskaitą, transportavimo išlaidos gali būti susietos su konkrečiu medžiagų tiekimu ir įskaičiuotos į gautų medžiagų įsigijimo savikainą.

Gautų medžiagų pajamavimas pagal užsakymo duomenis

Įprastai, pajamuojant iš tiekėjo gautas medžiagas pagal PVM sąskaitą faktūrą, darbuotojui reikia iš naujo pasirinkti medžiagas iš katalogo ir įvesti jų kiekius bei kainas. Tai užima laiko ir didina klaidų riziką.

AIVA sistemoje pagrindinis gautų medžiagų pajamavimo būdas yra pajamavimas pagal anksčiau programoje suformuotą užsakymą tiekėjui.

Kadangi užsakyme jau yra medžiagų pavadinimai, kiekiai ir sutartos kainos, darbuotojui dažniausiai pakanka:

• pasirinkti gautą užsakymą;
• įvesti dokumento numerį;
• įvesti dokumento datą;
• prireikus patikslinti faktiškai gautus kiekius arba kainas.

Tai leidžia greičiau užpajamuoti gautas medžiagas ir sumažina neteisingos medžiagos, kiekio ar kainos įvedimo riziką.

Jeigu medžiagos buvo įsigytos be išankstinio užsakymo, jas taip pat galima užpajamuoti tiesiogiai, pasirenkant iš AIVA medžiagų katalogo.

Papildomos pajamavimo galimybės

Pajamuojant gautas medžiagas AIVA sistema leidžia:

• pajamuoti pasirinkta valiuta;
• automatiškai atnaujinti medžiagų kataloge saugomas kainas;
• pajamavimo dokumentui priskirti transportavimo dokumentą;
• įtraukti transportavimo išlaidas į medžiagų įsigijimo savikainą;
• atspausdinti užpajamuotoms medžiagoms ar prekėms lipdukus su brūkšniniais kodais;
• brūkšninius kodus naudoti medžiagų atsekamumui, perkėlimui ir vėlesnei apskaitai;
• apskaityti medžiagas keliais matavimo vienetais, pavyzdžiui, kilogramais, vienetais ar kvadratiniais metrais;
• automatiškai perduoti pajamavimo duomenis į įmonės buhalterinės apskaitos sistemą.

Užpajamavus medžiagas, programa suformuoja pajamavimo dokumentų sąrašą. Jame galima peržiūrėti dokumentus, o esant poreikiui – anuliuoti pasirinktą pajamavimo dokumentą. Anuliuoti dokumentai išsaugomi atskirame sąraše.

Nauda gamybos įmonei

Naudodama AIVA medžiagų tiekimo valdymo gamybai sistemą, įmonė gali:

• greičiau apskaičiuoti gamybai reikalingų medžiagų poreikį;
• sumažinti darbuotojų laiką, skiriamą užsakymams tiekėjams formuoti ir medžiagoms pajamuoti;
• sumažinti gamybos prastovų riziką dėl laiku neužsakytų medžiagų;
• mažinti perteklines atsargas, nes medžiagos gali būti užsakomos pagal realų gamybos poreikį ir terminus;
• lengviau palyginti tiekėjų pasiūlymus ir pasirinkti palankesnes kainas;
• greičiau organizuoti medžiagų atvežimą iš tiekėjų;
• tiksliau apskaičiuoti įsigytų medžiagų savikainą, įtraukiant transportavimo sąnaudas;
• sumažinti duomenų įvedimo klaidų riziką;
• užtikrinti sklandesnį ryšį tarp tiekimo, sandėlio, gamybos ir buhalterinės apskaitos procesų.

Galima ekonominė nauda apskaičiuojama individualiai, atsižvelgiant į įmonės užsakymų skaičių, naudojamų medžiagų įvairovę, tiekimo darbuotojų darbo laiką ir šiuo metu taikomą tiekimo procesą.

Sistemos moduliai

Žemiau pateikiami AIVA medžiagų tiekimo valdymo sistemos moduliai. Pasirinkę konkretų modulį, klientai galės susipažinti su išsamesniu jo funkcionalumo aprašymu ir įvertinti, kurių modulių reikia jų įmonės procesams.

Pagrindiniai tiekimo valdymo moduliai

Medžiagų poreikio apskaičiavimas pagal gamybos užsakymus

Apskaičiuoja, kokių medžiagų trūksta pasirinktiems gamybos užsakymams įvykdyti, įvertinus sandėlio likučius ir jau užsakytas, bet dar negautas medžiagas.

Medžiagų poreikio apskaičiavimas pagal sandėlio normas

Formuoja užsakymus atsargoms papildyti pagal nustatytas minimalias ir maksimalias medžiagų likučių normas sandėliuose.

Užsakymų tiekėjams formavimas ir siuntimas

Leidžia pagal apskaičiuotą poreikį suformuoti užsakymus pasirinktiems tiekėjams, juos išsiųsti, peržiūrėti ir prireikus koreguoti.

Gautų medžiagų pajamavimas pagal užsakymus

Pagreitina gautų medžiagų pajamavimą, panaudojant anksčiau suformuotų užsakymų tiekėjams duomenis.

Papildomi moduliai

Tiekėjų kainų apklausos modulis

Leidžia išsiųsti kainų paklausimus pasirinktiems tiekėjams, internetu surinkti jų pasiūlymus ir palyginti pateiktas kainas.

Medžiagų poreikio prognozavimo modulis

Padeda prognozuoti atsargų poreikį pagal ankstesnių laikotarpių sunaudojimo statistiką ir poreikio tendencijas.

Vežėjų užsakymų valdymo modulis

Formuoja medžiagų atvežimo užsakymus vežėjams ir leidžia transportavimo sąnaudas įtraukti į gautų medžiagų savikainą.

Darbuotojų pirkimo paraiškų modulis

Leidžia įmonės padaliniams pateikti medžiagų, prekių, paslaugų ar subrangos darbų pirkimo paraiškas.

Tiekėjų ir subrangovų katalogas

Kaupia informaciją apie tiekėjus, subrangovus, jų tiekiamas medžiagas, paslaugas ir bendradarbiavimo duomenis.

Medžiagų, tiekėjų ir kainų katalogas

Leidžia valdyti medžiagų sąrašą, galimus tiekėjus, kainas ir kitus pirkimų sprendimams reikalingus duomenis.

Iš tiekėjų užsakytų medžiagų suvestinė

Parodo, kokios medžiagos užsakytos, iš kurių tiekėjų, kokie kiekiai jau gauti ir kurių medžiagų dar laukiama.

Norite automatizuoti medžiagų tiekimą gamybai?

Susisiekite su mumis – aptarsime Jūsų tiekimo procesą, naudojamas medžiagas, gamybos užsakymų valdymo poreikius ir pasiūlysime tinkamiausią AIVA medžiagų tiekimo valdymo sistemos variantą.