Dirbdamos su projektų konkursais bendrovės susiduria su eile užduočių valdymo problemų.

 Vienu metu dažnai ruošiami keli konkursai ir diegiami keli projektai. Jiems reikalinga atlikti įvairias valdymo užduotis. Daug laiko užima užduočių paskirstymas ir kontrolė. Kartais pamirštamos laiku atlikti užduotys arba jos per skubėjimą atliekamos nekokybiškai, o tai gali būti viena iš priežasčių kodėl nelaimėtas konkursas ir negautas užsakymas projektui.

AIVA programa padeda išspręsti šias problemas automatizuodama konkursų registracijos, užduočių su konkursais ir projektais planavimo, paskirstymo vykdytojams, priminimo, įvykdymo registracijos bei kontrolės funkcijas. 

Valdymo užduočių sukūrimas

Užduotys kuriamos pasirinkus jau užregistruota konkursą ar potencialus kliento paklausimą projektui.

Valdymo užduočių sukūrimas programoje automatizuotas todėl neužima daug laiko. Darbuotojui tereikia pasirinkti iš galimų veiksmų sąrašo kokį veiksmą reikia atlikti ir datą kada  užduotis turi būti atlikta. Jei reikia, galima įvesti platesnį užduoties aprašymą ar įkelti failus.

Prieš pradėdama dirbti su programa įmonė gali sudaryti savo valdymo veiksmų pavadinimų žinynėlį,pav., Paruošti projektą, Paruošti sąmatą, Paruošti darbų grafiką, Paruošti sutartį ir pan. Šie veiksmai nustato užduočių kategorijas, kurios toliau naudojamos priminimų formavimui bei filtravimui užduočių plane.

 Atsakingo už užduoties įvykdymą ir vykdytojų užduotims priskyrimas

Planuojant valdymo užduotis darbui su konkursais ar su projektu  pasirenkama užduoties kategorija (veiksmo pavadinimas), data ir laikas. Po užduoties patvirtinimo programa automatiškai ją priskiria jos autoriui. Jei reikalinga, galima užduotį priskirti kitam darbuotojui  pasirenkant iš darbuotojų žinyno.

Atsakingas už konkurso ruošimą darbuotojas visas savo  užduotis mato valdymo užduočių plane, o vykdytojai plane mato tik jiems priskirtas užduotis.

Užduočių atlikimo registracija

Užduočių atlikimą galima užregistruoti labai paprastai- darbų plane spragtelėjus pele ant užduoties. Programa užregistruoja datą ir laiką kada atlikta užduotis ir kas ją atliko. Pažymėjus vienos užduoties atlikimą, jei reikalinga, iš karto gali būti suplanuota nauja užduotis. 

Priminimai apie artėjančias ir vėluojančias užduotis

Kiekvienai iš užduočių kategorijų galima nustatyti prieš kiek laiko priminti apie užduoties artėjantį terminą.

Galima pasirinkti kaip priminti vykdytojui apie artėjančią užduotį trimis būdais:

1)    Atėjus laikui programa atidaro priminimo formą

2)    Programa išsiunčia el. Laišką

3)    Priminimas ateina SMS žinute.

Be to, jei vykdytojas suplanuotai dienai nespėja atlikti užduoties, kita dieną programa pasiūlo vėluojančias užduotis perkelti į šiandien ir po patvirtinimo perkelia automatiškai.

Užduočių planų atvaizdavimas

Darbuotojas suplanuotas tiek savo, tiek kitų jam suplanuotas užduotis mato savo darbų plane-sąraše arba užduočių kalendoriuje, kurios suformuoja programa.

Galima nustatyti kad šis užduočių planas visada atsidarytų paleidus naujai programą, t. y. jo nereiktų rinktis per meniu.

Be to, yra realizuotas įskiepis į Microsoft Outlook programą, kurio pagalba suplanuotos AIVA programoje užduotys automatiškai parodomos ir Outlook kalendoriuje.

Užduočių ir dokumentų failų išsiuntimas el. paštu ir „elektroninis parašas“ Internetu

Kai kurie įmonės darbuotojai nedirba pastoviai prie kompiuterio, pav. statybų bendrovės darbininkai.

Suplanuotą valdymo užduotį, pav., "Susipažinti su vadovo įsakymu", galima išsiųsti tiesiai iš programos elektroniniu paštu.

Darbuotojas gavęs savo telefone elektroninį laišką,  gali per aktyvią nuorodą-komandą, patvirtinti kad įvykdė suplanuotą užduotį. Pav., susipažino su vadovo įsakymu, kad jis paskirtas darbui prie nurodyto projekto, kuriam buvo suplanuota ši užduotis. Įvykdymo data automatiškai įsirašo prie suplanuotos užduoties.

Dokumentų automatizuotas sukūrimas pagal pasirinktą šabloną.

Programos pagalba galima ne tik išsiųsti užduotį su dokumento failu, bet ir suformuoti patį dokumento failą.

Tam turi būti  iš anksto paruošti planuojamų kurti dokumentų šablonai. Naudodamiesi instrukcija, tokius šablonus gali suskurti pati įmonė be programuotojų pagalbos.

Tam kad sukurti naują dokumentą pasirinktam projektui suplanuojama užduotis. Tada pasirenkamas šablonas ir programa į jį perkelia visą numatytą šablone kintamą informaciją, kaip pav. projekto pavadinimas, užsakovas, darbuotojas, datos ir pan.

 Valdymo procesų aprašymas ir priskyrimas joms užduočių kategorijų

Jei programa naudojama įvairioms valdymo užduotims atlikti, atsiranda labai daug jų kategorijų. Priklausomai nuo valdymo proceso reikalingas tik tam tikra dalis kategorijų. Kad palengvinti planuotojui užduočių planavimą programoje galima įvesti valdymo procesų pavadinimus ir jiems priskirti užduočių kategorijas.

 Pav., galima būti „Pasiruošimo konkursui procesas“, kuriam priskiriamos tokios užduotis kaip pav. „Paruoši sąmatą“, „Paruošti pasiūlymą“, „Paruošti sutartį“. Tuo tarpu“ Projekto vykdymo valdymo procesui“, priskiriamos tokios užduočių kategorijos, kaip „Paruošti projekto ganto grafiką“, „Paskirti darbuotojus projektui“ ir pan.

Planuojant valdymo užduotis naujam konkursui pasirinkus procesą programa parodo kokia užduotis reikia suplanuoti. Planuotojui telieka tik pasirinkti datas ir vykdytojus.

Automatinis užduočių planavimas

Praktikoje vadybinikams  sunku suplanuoti visas užduotis tam tikram procesui iš anksto. Kadangi ne visada pavyksta jas laiku atlikti, todėl vėluojant pirmoms užduotims keičiasi terminai  ir kitų užduočių. Jei planuojamos užduotys po vieną ir vieną atlikus užduotį planuojama sekanti užduotis, tada darbuotojas atlikęs užduotį gali pamiršti suplanuoti sekančią užduotį ir taip galutinis tikslas gali būti nepasiektas arba atliktas jau po laiko, pav. nepasiruošta laiku konkursui ir jame nedalyvaujama.

AIVA programoje realizuota automatinio užduoties sukūrimo funkcija. Pažymėjus kad suplanuota užduotis atlikta, progrma automatiškai suplanuoja sekančią užduotį. Darbuotojas gali programos suplanuotą užduotį pakeisti ar papildyti aprašymu.

Kad veiktų automatinis užduočių planavimas, pradžioje reikia papildyti valdymo procesų aprašymus-priskirti kokia sekanti užduočių kategorija turi sekti po tam tikros kategorijos užduoties, už kiek dienų ji turi būti įvykdyta ir kas jos vykdytojas. Jei nenurodomas vykdytojas, tada kaip vykdytoją programa priskiria tą darbuotoją, kuris atsakingas už konkurso paruošimą.

Ataskaitos

Programa suformuoja atliktų užduočių ataskaitą, kurią galima atfiltruoti pagal datas, vykdytojus, projektus, užsakovus, miestus.

Nauda

Šį valdymo užduočių planavimo sistema padeda greičiau pasiruošti konkursams, darbuotojams nepamiršti atlikti užduotis, sutaupyti laiko užduočių planavimui, kontrolei ir ataskaitų sudarymui, sukaupti duomenų bazę apie darbą su konkursais ir projektais.