AIVA CRM Komercinių pasiūlymų ruošimo modulio pagalba  automatizuojamos šios pagrindinės vadybininkų darbo funkcijos:

1)      Projektui reikalingų darbų ir medžiagų pasirinkimo

2)      pasiūlymo sąmatos sudarymo , projekto pavadinimo ir projekto vykdymo etapų pavadinimų įvedimo (kaip alternatyva realizuotas importas iš specializuotų statybinių sąmatų programų sąmatų importas)

3)      Sąmatos darbų suskirstymo į projekto vykdymo etapus ir kiekvieno etapo sąmatos paskaičiavimas

4)      Komercinio pasiūlymo suformavimo, parodant projekto etapus

5)      Komercinio pasiūlymo siuntimo

6)      Komercinio pasiūlymo išsaugojimo ir registracijos

7)      Komercinio pasiūlymo redagavimo, išsaugojimo naujos redakcijos ir pakartotinio išsiuntimo arba spausdinimo

8)      Komercinio pasiūlymo pavertimo sąskaita išankstiniam mokėjimui

9)      Projekto sutarties suformavimo iš komercinio pasiūlymo

10)   Komercinio pasiūlymo pavertimas užsakymais darbų  pirkimui iš subrangovų, medžiagų pirkimui iš tiekėjų bei darbų vykdymui savomis jėgomis.

Komerciniai pasiūlymų ruošimo procesas prasideda iš užregistravus kliento Paklausimą ar konkursą nuo sąmatos paruošimo. Sąmatai paruošti naudojamasm iš anksto paruoštas AIVA programos katalogas, kur suvedamos naudojamos projektams medžiagos, atliekami darbai, naudojami įrengimai ir mechanizmai.

Darbų ir medžiagų pasirinkimas

Darbai pasirenkami iš vieningo visai AIVA 9001 programos darbų ir medžiagų katalogo. Realizuoti įvairūs paieškos kataloge būdai:

o   pasirenkant darbų grupę,

o   per pavadinimo, kodo paiešką ,

Medžiagos gali būti pasirenkamos ir įtraukiamos į sąmatą kaip atskiros jos pozicijos tame pat lygyje kaip ir darbai, arba gali būti medžiagos iš anksto įkomplektuotos kataloge į darbus-tada jos pasirenkamos pasirenkant darbą.

Į darbus taip pat gali būti įkomplektuojami ir  mechanizmai.

Pasiūlymo sąmatos sudarymas

Programa iš pasirinktų darbų, medžiagų, suformuoja pasiūlymo sąmatą. Kainų apkausos rezultate gautos medžiagų, mechanizmų ir darbų kainos sudaro sąmatos pozicijų savikainą.

Iš pasiūlymo sąmatos, vadybininkas gali pasirinkti kokį dokumentą suformuoti- Komercinį pasiūlymą, sąskaitą išankstiniam mokėjimui, pardavimo-pirkimo sutartį, PVM sąskaitą- faktūrą.

Komercinių pasiūlymų formavimas ir siuntimas:

 Programoje realizuoto įvairios komercinio pasiūlymo suformavimo galimybės:

·        galima pasirinkti  ar parašyti pasiūlymo (kreipimosi) į klientą tekstą,

·        pateikti gaminio kainas su PVM ar be PVM,

·        pasirinkti kokia kalba siųsti komercinį pasiūlymą,

·        pasirinkti kokia valiuta siųsti komercinį pasiūlymą

·        pasirinkti siunčiamo dokumento formą-sąmatos tipo arba su aprašymais arbal lentelės, kur parodytos stulpeliuose  prekių charakteristikos forma. Be to, dar galima suformuoti komercinį pasiūlymą pasirinkus iš anskto suformuotą Word ar Open Office šablono failą.

Programa automatiškai suformuoja komercinio pasiūlymo dokumentą su įmonės siuntėjos ir kliento rekvizitais, bei vadybininko pareigomis, pavarde ir telefonais.

Komercinio pasiūlymo siuntimas

Galima pasirinkti spausdinti ar siųsti ele. paštu programos suformuotą pilnai komercinį pasiūlymą.

Kaip spausdinimo opcija galima pasirinkti PDF formato failo suformavimą.

Komercinio pasiūlymo siuntimui el. paštu programoje yra integruota el. pašto programa. Yra galimybė pasirinkti kaip opciją siuntimą per MS Outlook programą, jei jį yra instaliuota vadybininko kompiuteryje

Komercinio pasiūlymo išsaugojimas ir parodymas Komercinių pasiūlymų registre

Paruoštus pasiūlymus programa išsaugo duomenų bazėje, kad vėliau būtų galima  koreguoti ar kopijuoti.

Be to, komercinis pasiūlymas parodomas Komercinių pasiūlymų registre.

Komercinio pasiūlymo redagavimas, išsaugojimas naujos redakcijos ir pakartotinis išsiuntimas arba spausdinimas

Iš komercinių pasiūlymų registro pasirinkus klientui siųstą komercinį pasiūlymą ji galima redaguoti,-pataisyti ir vėl išsiųsti pataisytą.

Duomenų bazėje išsisaugo visi komercinio pasiūlymo variantai. Iš bet kurio iš jų galima toliau formuoti kitus dokumentus.

Komercinio pasiūlymo pavertimo sąskaita išankstiniam mokėjimui ir apmokėjimo įvedimas

Iš komercinio pasiūlymo programa automatiškai gali suformuoti sąskaitą išankstiniam mokėjimui. Ji taip pat siunčiama ir registruojama kaip ir komercinis pasiūlymas. Sąskaitą išankstiniam apmokėjimui galima suformuoti ir iš karto-be komercinio pasiūlymo.

Sąskaitai išankstiniam apmokėjimui galima įvesti gautą avansą, kuris parodomas tiek vėliau pasirinkus sąskaitą, tie užsakymų registre.

Pardavimo-pirkimo sutarties suformavimas iš komercinio pasiūlymo

Esant reikalui, iš komercinio pasiūlymo programa suformuoja pardavimo-pirkimo sutartį. Tam iš anksto turi būti paruoštas tokios sutarties šablono failas. Kad suformuoti sutarti tereikia tik pasirinkti šabloną. Programa į sutartį įkelia pardavėjo ir pirkėjo rekvizitus, sumas, sąmatą.

Suformuota sutarties failą galima įkelti į duomenų bazę prie kliento Užsakymo, kuri gauname programai iš Komercinio pasiūlymo suformavus Užsakymą. Vėliau pasirinkus užsakymą, galima atsisiųsti ir peržiūrėti sutartį. Be to, suformuotą sutarties projekto  failą galima kaip nuorodą išsiųsti klientui, kuris galės atsiuntęs failo kopiją ją paredaguoti.

Komercinio pasiūlymo pavertimas užsakymų projekto vykdymui-planavimui, sąmatos tikslinimui, medžiagų pirkimui ir pan., , avanso įvedimas

Pasirašius sutartį ar nusiuntus sąskaitą išankstiniam apmokėjimui  gavus avansą, , komercinis pasiūlymas paverčiamas Užsakymu . Užsakymui galima įvesti avansą.

Programos pagalba galima suformuoti užsakymą projekto vykdymui.

 Paklausimų, pasiūlymų ir užsakymų registrai

 Visi klientų paklausimai, automatiškai registruojami paklausimų registre.

Jame parodoma dokumentų registracijos datos, klientas, vadybininkas, Nr. ir kita informacija. Registre yra filtrai, kurie leidžia atfiltruoti paklausimus pagal datas, vadybininkus, padalinius. Galima surasti paklausimus pagal kliento pavadinimą, užsakymo Nr. ir kitą informaciją.

Be paklausimų registro, kuriame yra parodomi visi paklausimai-nepriklausomai ar jiems buvo paruošas pasiūlymas ir užregistruotas užsakymas (sudaryta sutartis) yra dar atskiri registrai kur rodomi tik:

·        Komerciniai pasiūlymą, kurie dar nesibaigė sutartimis (Užsakymais)

·        Klientų užsakymai

·        Užsakymai Internetu

·        Klientų paklausimai, kurie užregistruoti per Interneto svetainę

Iš visų šių registrų galima vykdyti tolimesnius veiksmus su paklausimu:

·       Redaguoti pasiūlymo ar užsakymo sąmatą

·       Įvesti apmokėjimą užsakymui

·       Planuoti tolimesnius veiksmus su paklausimu

·       Įkelti ir peržiūrėti failus prie Paklausimų, pasiūlymų ir užsakymų

·       Spausdinti PVM sąskaitą faktūrą užsakymui.

Užsakymams programa paskaičiuoja ir už pasirinktą periodą pardavimo sumą, bei savikaina.

Užsakymų sąraše programa parodo ir apmokėjimo informaciją- kada padarytas mokėjimas, kokia suma, kiek dar liko apmokėti.

Jei programoje naudojami tiekimo ir sandėlio moduliai, tada darbo su paklausimais registruose parodoma ar prekės užsakytos, ar gautos iš tiekėjų užsakymo įvykdymui prekės arba pagaminti gaminiai užpajamuoti, ar užsakymui išrašyta PVM sąskaita- faktūra.

Jei programoje naudojamas gamybos modulis, programa paklausimų sąraše užsakymus, kurių gamybos terminas suplanuotas vėlesnis negu sutarties įvykdymo terminas, tuos užsakymus nudažo kita spalva.

  Užsakymų projekto darbų vykdymo registras- ataskaita

 Užsakymų sąraše rodomi kiekvieno projekto darbai ir jų vykdymo ataskaita.

Be to, registras parodo   koks darbų kiekis įvykdytas pagal išrašytas PVM sąskaitas- faktūras, kokie projekto darbai  užsakyti iš tiekėjų, koks subrangovų darbai įvykdyti pagal iš jų gautas užpajamuotas sąskaitas-faktūras.

 Jame parodoma dokumentų registracijos datos, klientas, vadybininkas, Nr. ir kita informacija. Registre yra filtrai, kurie leidžia atfiltruoti paklausimus pagal datas, vadybininkus, padalinius, projekto darbo pavadinimo fragmentą ir kodą. Galima surasti paklausimus pagal kliento pavadinimą, užsakymo Nr. ir kitą informaciją.

Jei užsakymai turi įvestas darbų charakteristikas, galima nustatyti kad jas rodytų prie užsakymo.