Medžiagų kainų apklausa vykdoma iš savaitinių darbų vadovų paraiškų suformuojant el. laiškus galimiems tiekėjams, kurie patys Internetų įveda į AIVA duomenų bazę savo kainų pasiūlymus.

Medžiagų kainų apklausos proceso valdymo schema parodyta žemiau paveikslėlyje

Visas kainų apklausos procesas vyksta internetu ir susideda iš šių žingsnių:

1)      Iš projekto grafiko atfiltruojamos  ir pasirenkamos pozicijos: medžiagos, mechanizmai ar darbai, kurios bus perduodamos kainų apklausai. Programa suformuoja iš parinktų pozicijų užsakymus kainų apklausai ir įrašo juos į užsakymų kainų apklausai sąrašą.

2)      Iš užsakymų kainų apklausai sąrašo pasirenkamas vienas ar keli užsakymai, iš kurių suformuojami laiškai su užsakymuose buvusiomis medžiagų  arba mechanizmų, arba darbų pozicijomis, kiekiais, terminais, ir išsisiunčiami pasirinktiems tiekėjams

3)      Tiekėjai gavę laišką su kainų apklausos paklausimu, tiesiogiai laiške atsidariusioje lentelėje internetu įrašo savo siūlomos medžiagos pavadinimą, mechanizmo modelį bei kainą. Be to gali patikslinti pasiūlyme savo įmonės duomenis, kas paruošė pasiūlymą. Patvirtinus pasiūlymą, jis iš karto įsirašo į duomenų bazę ir rodomas tiekėjų pasiūlymų sąraše

4)      Iš tiekėjų pasiūlymo sąrašo, pasirinkus pasiūlymą, galima ji patvirtinti kaip nugalėtoją ir jo kainą įrašyti į sąmatą , kartu su tiekėjo pasiūlytos medžiagos pavadinimu, bei tiekėjo pavadinimu, kuris pasiūlė geriausią kainą ar buvo išrinktas nugalėtoju. Šie duomenys vėliau naudojami formuojant paraiškas tiekimui, o iš jų užsakymus tiekėjams