Paprastai statybų bendrovėse  paraiškos medžiagoms projekto vykdymui sudaromos ir siunčiamos kas savaitę. Rankinis paraiškos sudarymas užima nemažai darbų vadovo laiko, nes reikia iš projekto atrinkti, kokių medžiagų ir kiek reikės, įforminti ir išsiųsti paraišką vadybininkui, kuris užsiima tiekimu. Dėl laiko trūkumo paraiškos dažnai sudaromos ne laiku, dėl to vėluoja medžiagų pristatymas arba jos perkamos brangiau negu būtų galima.

AIVA programoje paraiškas medžiagoms suformuoja programa iš projekto grafiko duomenų.

Paraišką medžiagų kainų apklausai ar užsakymui, kurios forma parodyta žemiau, programa suformuoja darbų vadovui pasirinkus visą projektą, - kai vykdoma apklausa, arba savaitę, -medžiagų užsakymui iš projekto Ganto grafiko.

Darbų vadovui belieka, jei to reikia, tik patikslinti kiekius ir patikslinti medžiagų markes arba reikalavimus joms, o tai užima žymiai mažiau laiko nei rankiniu būdu ruošiant paraišką. Paraiškoje nurodoma taip pat ir data iš projekto grafiko, kada tiksliai medžiagos turi būti pristatytos į objektą, todėl medžiagų objektuose galima laikyti mažiau ir mažiau turėti nuostolių.