Automatizuojami valdymo procesai ir funkcijos parodyti žemiau paveikslėlyje

Šiuos procesus automatizuoja atitinkami sistemos moduliai, kurios klientai gali pasirinkti jiems būtiniausius modulius

Didelės įmonės, papildomų AIVA modulių pagalba, gali automatizuoti ir detalių, bei surenkamų iš detalių pusgaminių,  gamybos procesus, bei projektinių darbų valdymo procesą.

Mūsų sistemos išskirtinumas: kad ji geriausiai iš visų žinomų sistemų pritaikyta tokiems nestandartiniams gaminiams kaip baldai. Programos pagalba galite priimti užsakymus nestandartiniam baldams, paskaičiuoti jų kainą ir kartu paruošti duomenis gamybos valdymui.

Projektiniams baldams yra galimybė importuoti duomenis iš failo, paruošto projektavimo programos CAD. Iš šių duomenų programa automatiškai suformuos duomenis reikalingus gamybos planavimui ir valdymui

Svarbus mūsų sistemos išskirtinumas kad programa suplanuoja gamybos procesą ir paskirsto užduotis per terminalus darbininkams.

 Dar viena savybė, kuo mūsų sistema skiriasi nuo konkurentų, kad gamybos apskaita vyksta be jokio rankinio duomenų įvedimo.

AIVA darbo su klientais sistema

Ruošiant komercinius pasiūlymus Excel programa, reikia  ranka užregistruoti nemažai duomenų, tiek apie klientą, tiek apie pageidaujamas gaminio charakteristikas.

 Po to šiuos duomenis reikia perrašyti į kitus dokumentus- pardavimo sutartis, sąskaitas išankstiniam  mokėjimui, gamybos planą, sąskaitas faktūras. Visas šis duomenų perrašinėjimas užima nemažai vadybininkų darbo laiko, todėl jo mažiau lieka darbui su klientais.

Jei klientas gavęs pasiūlymą užsako gaminius, tada  vėl iš naujo reikia registruoti tuos pačius duomenis gamybos plano sudarymui.

Duomenų perrašinėjimo ir klaidų galite išvengti automatizavę darbo su klientais procesus AIVA programa.

Programa padės Jums greičiau ir tiksliau apskaičiuoti užsakomų nestandartinių baldų gamybos savikainą ir kainą, todėl gausite daugiau pelningesnių užsakymų.

Programos pagalba paskaičiavę gaminių kainas ir užsakymo sąmatą, suformuosite komercinį pasiūlymą, kurį galėsite išsiųsti tiesiai iš programos.

Iš komercinio pasiūlymo programa  suformuos sąskaitą išankstiniam apmokėjimui bei pirkimo-pardavimo sutartį

Klientui patvirtinus užsakymą, jį galite perduoti vykdymui,- arba sandėliui, jei užsakyti baldai yra sandėlyje, arba projektavimo skyriui, jei juos dar reikia projektuoti, arba gamybai. Iš perduotų vykdymui klientų užsakymų programa sudarys sandėlio, projektavimo ir gamybos planus.

Automatizavę darbo su klientais procesą, ne tik sutaupysite daug laiko, bet programa automatiškai sukaups klientų ir jų pasiūlymų/užsakymų duomenų bazę.

 Iš šios bazės suformuos darbo su klientais ataskaitas, iš kurių matysite kokie jūsų geriausi klientai, kokie produktai duoda daugiausia ir mažiausiai pelno, kaip sekasi dirbti vadybininkams, kaip kita Jūsų įmonės pajamos ir pardavimo kiekiai laike.

Programa apskaičiuos vadybininkams atlyginimą nuo asmeninių pardavimų pelno ir parodys atlyginimų ataskaitoje, todėl nesunkiai,-be papildomų darbo sąnaudų duomenų įvedimui, galėsite įdiegti jų skatinimo sistemą.

Ir dar kas labai svarbu,- ruošiant  su AIVA programa komercinius pasiūlymus, ji automatiškai sukuria duomenų bazę gamybos bei tiekimo valdymui, todėl tam kad automatizuoti šiuos procesus nebereikia toliau įvedinėti ranka jokių duomenų!

O tai reiškia kad sutapote daug darbo laiko duomenų paruošimui bei iš karto galite užsakinėti medžiagas, planuoti gamybą ir pradėti gaminti ir taip greičiau įvykdyti klientų užsakymus.

Paskaičiuokite kiek Jums dabar užima valandų per metus vykdyti aukščiau aprašytus darbus, kiek kai kainuoja šis vadybininkų laikas ir padalinkite iš dviejų. Tiek maždaug sutaupysite automatizavę darbo su klientais procesus. Kaip ir atsiras papildomas vadybininkas ar net keli, priklausomai nuo įmonės dydžio, kuris ar kurie galės gauti daugiau užsakymų. Investicija į programinę įranga atsipirks beveik iš karto.

Gamybos planų sudarymo sistema

Daugelyje įmonių gamybos planai sudaromi rankiniu būdu, registruojant ką ir kada pagaminti Excel failuose. Jei gamyba vyksta pagal klientų užsakymus tada jie registruojami ir vykdomi dažniausiai eilės tvarka. Atsiradus skubiam užsakymą keisti tokius planus labai nepatogu.

Įmonės gaminančios į sandėlį, skaičiuojami poreikiai sandėlio papildymui ir registruojami plane.

Sudėtingiems gaminiams dar reikia suplanuoti ir sudaryti pusgaminių gamybos planus, todėl planų sudarymas užima nemažai laiko.

AIVA gamybos planas sudaromas automatiškai iš klientų užsakymų užregistruotų per komercijos modulį ir iš vidinių užsakymų sandėlio papildymui  automatizacijos modulio.

Gamybos plane programa parodo kokiems klientams, kokius gaminius ir jų kiekius iki kada reikia pagaminti, bei kada jie suplanuoti pagaminti ir koks kiekis iš suplanuoto kiekio jau pagamintas.

 Užsakymus galima atsifiltruoti pagal įvairius kriterijus- klientus, vadybininkus, užsakymų registracijos datas, planuojamus terminus, reikalingas gamybai medžiagas  ir kt.

Iš gamybos plano galima atlikti užsakymų valdymo veiksmus:

• Pasirinkus vieną, kelis ar visus užsakymus galima patikrinti ar užtenka jų įvykdymui medžiagų,  paskaičiuoti kiek kokių medžiagų trūksta, ir suformuoti užsakymus tiekimui.
• Jei medžiagos užsakymų įvykdymui yra, iš Užsakymų gamybai sąrašo, užsakymus galima perduoti vykdymui. Po užsakymų perdavimo vykdymui komandos programa blokuoja jų keitimą iš komercijos pusės, registruoja perdavimo datą.
• Sudėtingiems gaminiams programa iš kliento užsakymo suformuoja dalinius gamybos planus detalių, surenkamų pusgaminių ir galutinio gaminių surinkimo gamybos planus
• Jei užsakytas gaminių kiekis labai didelis programa  gali suformuoti kelis dalinio kiekio planus
• Komplektuojamų gaminių didelio kiekio užsakymus programa  gali paversti vienetiniais užsakymais galutiniam surinkimui (pav. medinių namelių)

Gamybos planas kartu yra ir jo vykdymo ataskaita.

Jame parodomi kokie gaminiai buvo perduoti gaminti, kada suplanuota pradėti jų gamyba, koks kiekis gaminių jau pagamintas.

AIVA automatizuota planų sudarymo sprendimo nauda įmonei

• Automatiškai iš klientų užsakymų suformuojamas užsakymų  gamybai planas, todėl nereikia jų įvedinėti ranka
• Užsakymų sąraše parodoma visa reikalinga gamybai informacija, todėl nereikia jos ieškoti
• Apriboja teises komercijos skyriui keisti jau pateiktus užsakymus gamybai, todėl išvengiama gamybos klaidų, kai pradėjus gaminti per nepasižiūrėjimą pakeičiamas užsakymas
• Galime atfiltruoti užsakymus pagal jų vykdymo būsenas, todėl programa padeda kontroliuoti gamybą
• Taupo gamybos vadovo darbo laiką gamybos plano sudarymui, vykdymo kontrolei ir medžiagų užsakymui.

AIVA gamybos plano sudarymo privalumai palyginus su kitomis sistemomis:

• Gamybos planas sudaromas automatiškai be jokio rankinio darbo
• Iš gamybos plano galima automatizuotai sukurti pusgaminių, detalių ir galutinių gaminių surinkimo gamybos planus iš kurių vyksta tolimesnis gamybos valdymas

Gamybos proceso planavimo sistema

Įmonėms dirbančioms pagal klientų užsakymus, ypač nestandartinių gaminių, labai opi problema suplanuoti darbus kiekvienam darbo centrui. Skirtingi užsakymai skirtingai apkrauna darbo centrus, todėl kartais vieni gali nespėti atlikti savo darbo, o tuo tarpu kiti gali dirbti pilnai neužimti. Todėl tokių gamybų darbo efektyvumas maždaug 30% žemesnis kaip masinės gamybos įmonių.

Geriau panaudoti gamybos resursus,- įrengimus ir darbuotojus, jums gali padėti AIVA sumani gamybos procesų planavimo sistema. Sistema automatiškai suplanuoja kiekvieno darbo centro darbų planą.

 Suplanuotas užduotis sistema paskirsto darbuotojams pagal tai su kokiais įrengimais jie moka dirbti. Todėl jei tuo metu tas darbo centras prie kurio dirbo darbuotojas neturi suplanuotų užduočių, sistema jam pasiūlo užduotį prie kito darbo centro. Todėl darbuotojai mažiau laukia kol jiems meistras pateiks užduotys ir padarys daugiau darbų per tą patį laiką ir todėl greičiau įvykdysite klientų užsakymus.

Dar viena problema, su kuria susideda įmonės, tai gamybos terminai. Klientai nori žinoti kada bus įvykdyti jų užsakymai, o įmonė žinoti ar nevėluoja su užsakymu vykdymu.

Kai užsakymų daug, jie visi skirtingi, o gaminiai nestandartiniai, bei kai pastoviai atsiranda skubus užsakymai įvertinti gamybos terminus rankiniais metodais praktiškai neįmanoma. Ir čia gali padėti jums AIVA sumani gamybos planavimo sistema, kuri automatiškai suplanuos kiekvieno užsakymo vykdymo eigą ir parodys kada jį reikia pradėti vykdyti kad jis būtų užbaigtas laiku.

Taip pat sistema  parodys, kurių užsakymų vykdymas vėluos ir kiek laiko. Žinodami tiksliau užsakymų įvykdymo planinius terminus, galėsite tiksliau atsakyti klientams, kada jų užsakymas bus pagamintas, o pamačius kad užsakymas vėluos, galėsite imtis priemonių kad ne vėluotų.

Viena iš tokių priemonių yra pašalinimas, taip vadinamų, ?gamybos butelio kaliukų?. Ir čia Jums gali padėt AIVA sumani gamybos planavimo sistema. Ji, kiekvienu laiko momentu, parodo kokie darbo centrai šiuo metu pasidarė tais ?butelio kakliukais?. Tai matydamas gamybos vadovas gali didinti jų darbo laiką, didinti šių darbo centrų skaičių, ar perduoti dalį užsakymų subrangai.

Gamybos proceso  planavimo rezultatus sistema patogiai  atvaizduoja Ganto kalendoriniuose grafikuose:  

• darbo centrų darbų grafike,
• darbo centrų  vidutinio apkrovimo dienomis grafike,
• gamybos užsakymų vykdymo eigos Ganto grafike

Kaip parodė eksperimentas vienoje gamybos įmonėje, kuri turėjo užsakymų pusei metu į priekį, optimizavus planavimą terminus pavyko sumažinti apie 20%. Tai rei6kia,kad panaudodami AIVA programinę gamybos planavimui padidinsite apie 20% gamybos efektyvumą ir su tais pačias gamybos resursais per tą patį laiką pagaminsite daugiau ir sumažinsite gamybos savikainą.

Gamybos operacijų užduočių valdymo gamyboje sistema

Gamybos užduotis,- ką ir kada gaminti, su kokiu darbo centru dirbti, darbininkams paprastai paskirsto meistrai. Kai užsakymų daug ir jie nedidelį, t.y. įvykdomi per trumpą laiką, užduočių paruošimas ir paskirstymas bei kontrolė užima nemažai laiko. Ne visada pavyksta sukontroliuoti užduočių vykdymą ir laikų patikti kitą užduotį, todėl darbininkai matydami kad kiti darbo centrai dėl ?butelio kakliuko? efekto nespės jiems pateikti pakankamai darbo, pradeda dirbti lėčiau.

Sumažinti daro krūvį meistrams bei geriau paskirstyti užduotis ir padėti kontroliuoti jų vykdymą Jums gali padėti AIVA suplanuotų užduočių paskirstymo ir registracijos sistema

Darbininkui kortele prisiregistravus prie terminalo gamyboje, programa pateiks vykdymui suplanuotas gamybos užduotis. Darbininkas pasirinks užduoti ir patvirtins vykdymo pradžią. Pabaigęs užduotį vėl prisiregistravęs prie terminalo patvirtins jos atlikimą. Jei ne visą kiekį pagamino, pakoreguos kiekį į tą kuris  atliktas.

Atsitikus trikdžiams, tame tarpe įrangos gedimams, darbininkas tame pat terminale juos nesunkiai galės užregistruoti. Iš šių duomenų programa suformuos trikdžių ataskaitą, Be to, jei užregistruotas gedimas, automatiškai bus nusiunčiamas pranešimas aptarnaujančiam įrengimą darbuotojui

Patvirtinus gamybos užduoties atlikimą, programa  automatiškai užregistruos  kada kas pradėjo ir pabaigė gamybos operaciją, apskaičiuos kiek ji faktiškai truko, palygins suplanuotą užsakymo vykdymo trukmę ir laiką su faktiniu laiku ir trukme.

Programa, be papildomų tam darbo sąnaudų, apskaičiuos kiekvienam vykdytojui atlyginimą už jo atliktus darbus, įvertindama greičiau ir lėčiau dirbančius darbuotojus, o cechų vadovams apskaičiuos premijas.

Vadovams programa parodys kiekvieno gamybos užsakymo gaminių ir jų pusgaminių operacijų vykdymo planus ir kaip jos vykdomos.

 Šie planai padės kontroliuoti operacijų atlikimo eigą realiu laiku. Vadovai matys kokias operacijas reikia atlikti, kokios dabar vykdomos, kas jas vykdo, kokia suplanuota jų vykdymo trukmė, kurios operacijos jau įvykdytos, kas jas įvykdė.

Užduočių valdymo gamyboje sistema, kartu su gamybos  operacijų planavimo sistema, padės dirbti apie 20% įmonei efektyviau ir taip sumažinti gamybos savikainą.

Medžiagų tiekimo valdymo sistema

Paprastai medžiagos užsakomos vienos sandėlių papildomai, o kitos klientų užsakymų vykdymui. Kad užsakyti medžiagas pirmiausiai reikia žinoti, kokios medžiagos šiuo metu yra sandėlyje.

Kai medžiagų apskaita vykdoma buhalterinės apskaitos programoje ir duomenys suvedami ranka, tai informacija apie medžiagų gavimą, panaudojimą ir likučius gaunama pavėluotai, todėl tiksliai nežinant kokios ir kiek medžiagų yra gali būti užsakoma arba per daug arba per mažai. Ir vienu ir kitu atveju tai iššaukia nuostolius gamyboje.

Automatizavę AIVA pagalba medžiagų tiekimo valdymo procesą ir medžiagų valdymo gamyboje procesą visą laiką informacija apie medžiagų likučius turėsite realiu laiku, todėl programa galės tiksliai paskaičiuoti kiek medžiagų trūksta užsakymų vykdymui ir sandėlių papildymui.

Duomenis kiek reikia medžiagų klientų vykdymui atsiranda automatizavus komercinių pasiūlymų ruošimo ir užsakymų perdavimo į gamybą procesą, todėl programa iš karto galės apskaičiuoti ar užtenka naujam užsakymui medžiagų ir jei ne, tai kiek jų nupirkti.

Š anksto nustačius minimum ir maksimum normas sandėlio atsargoms, programa kartu apskaičiuos ir kiek medžiagų reikia užsakyti sandėlių papildymui.

Kartais užsakytos medžiagos keliauja gan ilgai, todėl skaičiuodama poreikį programa įvertina ir tas, kurios dar kelyje

Medžiagų kainų apklausa ir užsakymas

Kai kurių medžiagų kainos dažnai keičiasi, todėl tenka apklausti kelis tiekėjus kad nupirkti pigiau. Tačiau rankiniais metodais tai užimą daug vadybininkų laiko, kurio paprastai vis trūksta. Todėl dažnai apklausos nedaromos ir perkamos ne visada geriausiomis kainomis.

AIVA programos pagalba apklausti tiekėjus praktiškai beveik neužima laiko, todėl tai galima daryti kada tik reikia ir apklausti tiek tiekėjų kiek reikia.

Paskaičiavus medžiagų poreikį pirkimui, programa suformuos ir išsiųs laiškus su kainų paklausimais visiems potencialiems jų tiekėjams.

Tiekėjai gavę paklausimus patys Internetu įves savo kainas.

Serverio programinė įranga automatiškai lygins kainas ir siųs pranešimus tiekėjams, kurių kainos didesnės, kad jei gali pasitaisyti, jei nori gauti užsakymą.

Apklausdami daugiau tiekėjų ir pasinaudodami programos šią aukciono funkcija, pirksite medžiagas mažesnėmis kainomis ir tokiu būdu sumažinsite savo produkcijos savikainą ir padidinsite įmonės pelną.

Norėdami užsakyti medžiagas , pasirinksite teikėjus, o programa suformuos ir išsiųs jiems užsakymus ir tai beveik neužims visai laiko.

Medžiagų pajamavimas

Paprastai įmonės gavę sąskaita, duomenis iš jos apie kiekvieną medžiaga suvedą į buhalterinės apskaitos programą. Toks sprendimas turi kelis trūkumus.

 Pirma tai, nemažas darbas, kuriam reikalingas dažnai ne atskiras darbuotojas . Antra duomenis suvedami dažnai labai pavėluotai, dėl to, kad kartasi ne iš karto gavus medžiagas ateina ir sąskaitą, antra kad neužtenka laiko greitai suvesti duomenis. Be to, vedant duomenis ranka atsiranda klaidos, kurias vėliau reikia surasti ir taisyti

Jei naudosite AIVA programa, gavus medžiagas iš tiekėjų, tam kad jas užpajamuoti, nebereikės ranka įvedinėti duomenų į programą, kadangi duomenis jau bus sistemoje, o tik patvirtinti kad užsakytos medžiagos gautos. Po patvirtinimo programa automatiškai užpajamuos gautas medžiagas jų panaudojimui gamyboje.

Per interfeiso modulį duomenys reikalingi finansinei apskaitai galės būti  perrašyti į Jūsų buhalterinę programą.

Medžiagų valdymo gamyboje sistema

Gamyboje įmonės susiduria su keliomis medžiagų valdymo problemomis.

Pirmiausia, kada ir kokias  surinkti ir paruošti medžiagas gamybos užsakymo vykdymui. Jei nelaiku paruošime medžiagas, gamyba jų lauks ir prastovės.

Gaminant standartinius produktus medžiagas nurašo buhalterinės programos pagal gaminio korteles įvedus duomenis, kokie užsakymai pagaminti. Problema, tokiu atveju, tik tą, kad duomenis apie įvykdytus užsakymus reikia įvesti ranka, o tai užima laiko, ir apskaita gaunama pavėluotai.

Blogiau kai gaminami nestandartiniai produktai nes dažnai tokiems gaminiams kortelės nesudaromos dėl didelių laiko sąnaudų. Tada sunaudojus medžiagas, jos pradžioje registruojamos gamyboje ranka popieriuje o po to apskaitininkė juos suvedinėja į programą. Šiuo atveju įvedami kieki žymiai padidėja, be to dar gaištamas laikas registracijai gamyboje

AIVA gamybos valdymo programa suplanuoja ir parodo užsakymų sąraše  kada kokiam užsakymui reikia paruošti medžiagas, kad suplanuotu laiku galima būtų pradėti jį gaminti.

Kad neieškoti kokių reikia medžiagų užsakymo įvykdymui ir kur jos yra, programa, pasirinkus gamybos užsakymą, parodys kokias medžiagas surinkti ir iš kur paimti.

O tam kad neapsirikti ar paėmėte teisingas medžiagas, tai galėsite patikrinti skenuodami medžiagų barkodus. Surinktas medžiagas vienu mygtuko paspaudimu perkelsite į gamybą.

Naudojant AIVA programinę įrangą gamybos valdymui medžiagų nurašymas ir pagamintos produkcijos savikainos apskaičiavimas bei pajamavimas  jums visai neužims laiko ir vyks realiu laiku. Programa jų apskaitą atliks automatiškai, kai darbininkas, atlikęs paskutinę gamybinę operaciją, patvirtins kad ji atlikta.

Ataskaitos

Gamybos planas tarnauja kartu ir kaip ataskaita,, kurioje parodoma užsakymo gaminių savikaina, paskaičiuota užsakymo metu, ir faktinė savikaina, apskaičiuota pagal nurašytas medžiagas.

Ataskaitas apie medžiagų ir pagamintos produkcijos  likučius sandėliuose  ir jų judėjimą  turėsite realiu laiku, o tai padės laiku užsakyti trūkstamas medžiagas naujiems užsakymams ir greičiau išvežti pagamintą produkciją klientams

Užsakymų išdavimo ir sandėlio valdymo sistema

Dažniausiai dokumentus pagamintos produkcijos išvežimui ruošia ir spausdina buhalterija, o ją surenka sandėlininkas. Taip dirbant vietoje vieno žmogaus reikalingi du, be to sunku operatyviai paruošti dokumentus, todėl atsiranda problemos kada reikia paruošti ir išvežti produkcija greitai, pav. kai jau laukia transportas išvežimui.

AIVA programoje rodomas užsakymų planas, kuriems reikia išvežti pagamintą produkciją. Sandėlininkui kad atspausdinti sąskaitą ar važtarašti tereikia tik pasirinkti užsakymą, kuriam jau pagaminta produkcija.

Pasirinktam užsakymui programa parodys kokius gaminius  reikia surinkti iš sandėlio , o surinkus suformuos ir atspausdins visus reikiamus dokumentus, važtaraštį, sąskaitą-faktūrą, CMR, nurašys surinktą produkciją iš sandėlio.

Per papildomą modulį sąskaitos duomenys gali būti perduoti į įmonės buhalterinės apskaitos sistemą

Sistemoje didelės sąskaitų-faktūrų formavimo galimybės. Jas galima suformuoti net tik iš vieno kliento užsakymo bet ir iš kelių užsakymo arba iš vieno užsakymo kelias faktūras. Galima suformuoti faktūrą iš kelių važtaraščių. Programa formuojant faktūrą gali paskaičiuoti ir įrašyti pakuočių svorius, bei pačios produkcijos svorį.

Jei susiduriate su problema kad surenkant produkciją išvežimui pagal klientų užsakymus pamirštate kurią nors prekę įdėti arba sumaišote ir įdedate ne tą, tai Jums galės padėti AIVA surinkimo tikrinimo aplikacija kaupikliui skeneriui.

Jei išvežimui reikalinga užsakyti transportą, programa suformuos el. laišką su užsakymų vežėjui.

AIVA sandėlio apskaitos sistema  atlieka ir kitas pagamintos produkcijos valdymo ir apskaitos funkcijas,- perkėlimo tarp sandėlių, gražinimo iš klientų, ataskaitų perdavimo į I.MAS ir i.VAZ sistemas, suformuoja sandėlio, Intrastat bei išvežamos pakuotės ataskaitas.