AIVA Enterprise tiekimo valdymo automatizavimo variantas apima ne tik bazinį tiekimo valdymo procesą, bet ir užsakymų vežėjams,medžiagų poreikio prognozavimo funkcijas pagal ankstenių metų mediagų sunaudojimo statistiką

Tiekimo planavimas

AIVA programoje realizuoti trys tiekimo planavimo gamybai būdai:

1.     Trūkstamų medžiagų paskaičiavimas tiekimui pagal iš anksto nustatytas medžiagų sandėlyje maksimalias ir minimalias normas

2.     Trūkstamų medžiagų paskaičiavimas pasirinktiems klientų užsakymams įvykdyti.

3.     Medžiagų poreikio prognozės paskaičiavimas, įvertinant jų poreikio augimo ar mažėjimo tendencijas pagal einamų ir praėjusių metų medžiagų panaudojimo statistiką, suformavimas minimalios ir maksimalios normos pagal kurias užsakymo tiekėjams paskaičiavimas.

Visais atvejais, programa paskaičiuoja kiek trūksta medžiagų, patikrina likučius sandėlyje bei medžiagas, kurios užsakytos bet dar neatvyko ir paskaičiuoja kokių ir kiek medžiagų reikia užsakyti. Pagal gautą rezultatą programa suformuoja užsakymus tiekėjams.

Užsakymų tiekėjams formavimas

Užsakymai tiekėjams gali būti  formuojami įvairias būdais tiek atskirai tiek kartu:

·    Iš klientų užsakymų, kuriems neužtenka prekių sandėlyje, programa suformuoja užsakymus tiekėjams

·    Prekių atsargų papildymui programa suformuoja užsakymą pagal iš anksto įvestas prekių minimalias ir maksimalias normas sandėliuose

·    Rankinis prekių parinkimas iš katalogo ir užsakymas sandėlių papildymui

·    Iš gamybos užsakymų programa perskaičiuoja kiek ir kokių reikalinga medžiagų ir suformuoja užsakymą tiekimui.

·    Iš projektų paraiškų medžiagų tiekimui bei subrangai.

Išsiųsti užsakymai automatiškai registruojami, po to gali būti peržiūrim bei redaguojami.

Vežėjų užsakymas medžiagų atvežimui

Pasirinkus užsakymą tiekėjui, programa suformuoja užsakymą vežėjui, į kurį perkelia įmonės ir tiekėjo adresus, bei užsakomų medžiagų apskaičiuotus visam užsakymui  svorius ir tūrius, jei prie medžiagų kataloge jie bus įrašyti.

Gavus sąskaitą iš vežėjo, tam kad ją užpajamuoti o pervežimo kaina programa įskaičiuotų į gautų medžiagų savikainą, programa parodo užsakymą tiekėjui atidarius užsakymo tiekėjui formą medžiagų pajamavimui.

Užsakytų medžiagų pajamavimas

Paprastai daugumoje sandėlio apskaitos programų gautų iš tiekėjų prekių pajamavimas vykdomas pagal gauta PVM sąskaitą- faktūrą pasirenkant prekes iš katalogo ir įvedant gautų prekių kiekius ir kainas. Toks metodas blogas tuo, kad sugaištama daug laiko prekių pajamavimui, gali atsirasti klaidos pasirenkant prekes ir įvedant kiekius ir kainas.

AIVA 9001 programoje pagrindinis gautų prekių pajamavimo  režimas yra pajamavimas pagal per programą padarytus užsakymus tiekėjams. Kadangi siųstame užsakyme  jau yra beveik  visi reikalingi pajamavimui, todėl darbo pajamavimui sumažėja kelis kartus. Be to, sumažėja klaidų tikimybė, kadangi informacijos įvedama tik minimaliai-dokumento Nr. ir data, kartais gali prireikti patikslinti kiekius ir kainas.

Kadangi vis tiek kartais gali atsitikti taip, kad prekės buvo nupirktos be išankstinio jų užsakymo, pav., darbuotojas, kuriam pritrūko medžiagų gamybai arba skubiai reikia prekių tam tikro kliento užsakymo įvykdymui, ir jis nuvažiavo į parduotuvę ir pats jas nusipirko, AIVA  programoje galima užpajamuoti prekes ir jas Pasirenkant iš AIVA programoje sudaryto  medžiagų katalogo

Pajamavimo modulio funkcijos:

·         Pajamuoti galima pasirinkta valiuta.

·         Pajamuojant prekes galima automatiškai atnaujinti AIVA prekių katalogo-kainininko kainas.

·         Pajamuojant prekes galima prekių pajamavimo dokumentui priskirti transporto dokumentą

·         Užpajamuotoms prekėms ir gaminiams galima atsispausdinti lipdukus su brūkšniniais kodais. Brūkšniai  kodai gali būti  įvesti iš anksto kataloge arba suformuoti pajamavimo metu. Pagal programos suformuotą  brūkšninį kodą programa galės atsekti kada buvo parduota prekė, kada ji buvo užpajamuota ir iš ko. Tai ypač  naudinga garantinio prekių remonto  valdymui.

·         Kita  naudinga, ypač gamybininkams, funkcija yra galimybė užpajamuoti prekes keliais matavimo vienetais, pav., kg. , vnt., kvadratiniais metrais ir pan. Pajamavimo metu įvedant gautų prekių kiekį vienais matavimo vienetais programa perskaičiuoja kiekį kitais matavimo vienetais. Sandėlio ataskaitoje galima matytis tokias prekes visais matavimo vienetais, kurias buvo jos užpajamuotos.

Užpajamavus prekes iš pajamavimo duomenų programa suformuoja pajamavimo dokumentų sąrašą.

Pajamavimo dokumentų sąrašas turi nemažai galimybių,- galima peržiūrėti pajamavimo dokumentus, galima anuliuoti pasirinktą dokumentą. Anuliuotus pajamavimo dokumentus programa parodo anuliuotų pajamavimo dokumentų sąraše.

Užpajamavus gautas medžiagas AIVA  programa  suformuoja pajamavimo dokumento įrašą į rašo į įmonės  buhalterinės apskaitos sistemą.

AIVA sprendimų tiekimui nauda

1.     Darbo laiko ekonomija. Automatizavus tiekimo valdymo sprendimus pirmiausiai gaunama ekonomija, dėl to kad žymiai sutaupomas darbuotojų laikas-iki 90%, medžiagų poreikio paskaičiavimui, užsakymui, pajamavimui. Net jei tuos darbus įmonėje iki automatizacijos atliko du žmonės, tai po AIVA programos įdiegimo tam tereikės ne daugiau kaip 0,5 etato, o tai ne mažiau kaip 12 t. Eur ekonomija per metus.

2.     Mažesnės gamybos prastovos dėl ne laiku užsakytų medžiagų.  AIVA programos pagalba kiekvieną dieną, tik gavus naujus užsakymus, galima perskaičiuoti medžiagų poreikį ir greitai išsiųsti užsakymus tiekėjams, todėl labai maža tikimybė, kad bus pamiršta laiku užsakyti medžiagas.                                                                                           

3.     Mažesnės sąnaudos dėl per didelio medžiagų kiekio sandėliavimo.  AIVA programos Ganto grafikas parodo kada kokių medžiagų reikės gamyboje, todėl medžiagas galima užsakyti tiksliai tam laikui ir laikyti mažesnes atsargas.

4.     Medžiagų kainų ekonomija. Kadangi per AIVA programą labai paprasta vykdyti tiekėjų kainų apklausas reikalingoms užsakyti medžiagoms, todėl medžiagas galima nupirkti pigiau, ypač tas, kurių kainos, kaip pav. metalo, dažnai keičiasi.