AIVA programa automatizuoja tiekimo valdymo procesą: iš klientų užsakymų gamybai ir sandėlio normų apskaičiuoja medžiagų poreikį, suformuoja ir išsiunčia tiekėjams kainų paklausimus, bei užregistruoja tiekėjų įvestas kainas, suformuoja užsakymus tiekėjams ir išsiunčia juos el. paštu, bei užpajamuoja gautas medžiagas.

Šio automatizuojamo proceso schema pavaizduota žemiau paveikslėlyje.

Medžiagų poreikio užsakymui iš tiekėjų apskaičiavimas

Programa paskaičiuoja kiek reikia medžiagų klientų užsakymams įvykdyti ir sandėlių atsargų papildymui pagal normas, patikrina likučius sandėlyje bei medžiagas, kurios užsakytos bet dar neatvyko ir paskaičiuoja kokių ir kiek medžiagų reikia užsakyti.

Vadybininkui priėmus sprendimą užsakyti medžiagas, programa suformuoja užsakymą  tiekimui. Pagal šį užsakymą toliau vadybininkas gali vykdyti arba tiekėjų kainų apklausą arba (ir) užsakyti medžiagas iš tiekėjų.

Tiekėjų kainų apklausa

Vadybininkas iš suformuoto medžiagų užsakymo gali  apklausti potencialius tiekėjus. Programa suformuoja ir išsiunčia medžiagų kainų paklausimus pasirinktiems tiekėjams.

Tiekėjai gavę laiškus užpildo Internetinę formą. Programa tiekėjų kainas įrašo į duomenų bazę, o tiekėjams, kurių pasiūlytos kainos didesnės nei kitų, automatiškai siunčia laiškus pranešdama kad tiekėjo kaina aukštesnė kaip kitų ir jis gali dar pataisyti savo kainos pasiūlymą.

Užsakymų tiekėjams formavimas

Programa parodo iš kokių tiekėjų ir po kiek (jei jau buvo kainų apklausa) galima gauti suformuoto užsakymo tiekimui medžiagas.

Vadybininkas gali nurodyti kuriems tiekėjams programa turi siųsti užsakymus- ar tiems kurie siūlo mažiausią kainą, ar prioritetiniams tiekėjams. Parvirtinus pasirinkimą, programa automatiškai suformuoja ir išsiunčia  el. laiškus su užsakymais pasirinktiems tiekėjams.

Išsiųsti užsakymai automatiškai registruojami, po to gali būti peržiūrimi bei redaguojami.

Užsakytų medžiagų pajamavimas

Paprastai daugumoje sandėlio apskaitos programų gautų iš tiekėjų prekių pajamavimas vykdomas pagal gauta PVM sąskaitą- faktūrą pasirenkant prekes iš katalogo ir įvedant gautų prekių kiekius ir kainas. Toks metodas blogas tuo, kad sugaištama daug laiko prekių pajamavimui, gali atsirasti klaidos pasirenkant prekes ir įvedant kiekius ir kainas.

AIVA 9001 programoje pagrindinis gautų prekių pajamavimo  režimas yra pajamavimas pagal per programą padarytus užsakymus tiekėjams. Kadangi siųstame užsakyme  jau yra beveik  visi reikalingi pajamavimui, todėl darbo pajamavimui sumažėja kelis kartus. Be to, beveik nebelieka rankinio duomenų įvedimo klaidų, kadangi informacijos įvedama tik minimaliai-dokumento Nr. ir data, kartais gali prireikti patikslinti kiekius ir kainas.

Pajamavimo modulio funkcijos:

?       Pajamuoti galima pasirinkta valiuta.

?       Pajamuojant prekes galima automatiškai atnaujinti AIVA prekių katalogo-kainininko kainas.

?       Pajamuojant prekes galima prekių pajamavimo dokumentui priskirti transporto dokumentą

?       Užpajamuotoms prekėms ir gaminiams galima atsispausdinti lipdukus su brūkšniniais kodais. Brūkšniai  kodai gali būti  įvesti iš anksto kataloge arba suformuoti pajamavimo metu. Pagal programos suformuotą  brūkšninį kodą programa galės atsekti kada buvo parduota prekė, kada ji buvo užpajamuota ir iš ko. Tai ypač  naudinga garantinio prekių remonto  valdymui.

?       Kita  naudinga, ypač gamybininkams, funkcija yra galimybė užpajamuoti prekes keliais matavimo vienetais, pav., kg. , vnt., kvadratiniais metrais ir pan. Pajamavimo metu įvedant gautų prekių kiekį vienais matavimo vienetais programa perskaičiuoja kiekį kitais matavimo vienetais. Sandėlio ataskaitoje galima matytis tokias prekes visais matavimo vienetais, kurias buvo jos užpajamuotos.

Užpajamavus prekes iš pajamavimo duomenų programa suformuoja pajamavimo dokumentų sąrašą.

Pajamavimo dokumentų sąrašas turi nemažai galimybių,- galima peržiūrėti pajamavimo dokumentus, galima anuliuoti pasirinktą dokumentą. Anuliuotus pajamavimo dokumentus programa parodo anuliuotų pajamavimo dokumentų sąraše.

Užpajamavus gautas medžiagas AIVA  programa  suformuoja pajamavimo dokumento įrašą į rašo į įmonės  buhalterinės apskaitos sistemą.