Vieningos automatizuotos  procesų valdymo sistemos sukūrimas padeda ne tik sumažinti valdymo išlaidas, geriau panaudoti gamybos resursus, bet ir padidinti pardavimus bei pelną.

Panagrinėsime detaliau kokių funkcijų automatizavimas padeda daugiau parduoti, neprarasti potencialių klientų ir taip didinti įmonės pelną.

Kaip rodo praktika, padidinti pardavimus ir pelną gali padėti šių valdymo funkcijų automatizavimas:

1)      Centralizuotos esamų ir potencialių klientų duomenų bazės sukūrimas

2)      Vadybininkų rutininių darbų ruošiant komercinius pasiūlymus ir užsakymus gamybai

3)      Produkcijos elektroninio marketingo saviems ir potencialiems klientams

4)      Užduočių valdymo.

Verslo procesų valdymo sistemos dalis, kuri automatizuoja klientų duomenų bazės sukūrimo, komercinių pasiūlymų ruošimo, produkcijos marketingo, užduočių planavimo, priklauso programinės įrangos sričiai kuri vadinama CRM sistema. Rinkoje yra daug atskirų programinių sprendimų minėtų funkcijų automatizavimui. 

AIVA CRM funkcionalumas yra didesnės, - gamybos valdymo sistemos dalis, o tai įmonei duoda papildomos naudos, kadangi iš CRM sistemos duomenys tiesiogiai patenka gamybos valdymui ir taip išvengiama duomenų dubliavimosi. Be to atsiranda naujos galimybės CRM dalyje gauti realiu laiku informaciją apie gamybos užsakymų vykdymą ir geriau aptarnauti klientus.

1. Centralizuotos klientų duomenų bazės nauda

Daugelyje įmonių klientų duomenys laikomi keliose, tarpusavyje tiesiogiai nesusietose vietose- pardavėjų kompiuteriuose, buhalterinės apskaitos programoje, elektroninės parduotuvės duomenų bazėje, į kiekvieną šių vietų duomenys įvedami ranka. Tai ne tik didina valdymo išlaidas, bet ir nepadeda darbe su klientais.

Būtina sąlyga sėkmingai valdyti santykius su klientais yra pažinti savo klientus ir pasinaudoti šiomis žiniomis kad geriau juos aptarnauti ir taip padidinti pardavimus. Tam reikia sužinoti apie klientų poreikius, pageidavimus ir lūkesčius; sekti jų pirkimus ir sąveikos istoriją; suprasti jų pirkimo elgesį; ir nustatyti jų vertę organizacijai. Tą padeda padaryti centralizuotos visos įmonės klientų duomenų bazės sukūrimas.

AIVA centralizuota duomenų bazė pakeičia atskirų pardavėjų  kaupiamas savo kompiuteryje duomenų sistemas, todėl sumažėja kiekvieno vadybininko darbo sąnaudos duomenų kaupimui ir panaudojimui. Centralizuota duomenų bazė apsaugo nuo duomenų apie darbo su klientais žinių praradimą pardavėjams palikus  firmą.

 Be to centralizuotos įmonės mastu  duomenų bazės sukūrimas duoda pridėtinę vertę pardavimams ir marketingui.  Pav., kai pardavimo vadybininkai dirba su atskiromis produktų linijomis, atsiranda galimybė padidinti pajamas per kryžminį pardavimą.

Turėdami klientų duomenis apie tai ką pirko klientai, rinkodaros komandos gali geriau pritaikyti savo komunikacijos ir reklaminius pasiūlymus.

 2.    Pardavimų padidėjimas automatizavus vadybininkų darbą

 Paprastai gerų pardavimo vadybininkų surasti nėra lengva, todėl tam kad padidinti pardavimų apimtį reikalinga padidinti vadybininkų darbo efektyvumą.

Padidinti vadybininkų darbo efektyvumą autimatizuota valdymo sistema gali keliais būdais:

1)      Automatizuojant vadybininkų atliekamus rutininius darbus daugiau laiko paliekant tiesioginiams kontaktams su klientais

2)      Automatizuojant vadybininko darbų apskaitą, kas leidžia įdiegti apmokėjimo nuo rezultatų sistemą ir tokiu būdu padidinti suinteresuotumą darbo rezultatais.

Daugiau apie komercinių pasiūlymų automatizavimą skaitykite.

2.1. Pardavimų apimties padidėjimo paskaičiavimas dėl rutininių darbų automatizavimo

Daugiausia vadybininko laiko užima:

•  komercinių pasiūlymų, įskaitant nestandartinių gaminių gamybo kainos skaičiavimą,
• pardavimo sutarčių, sąskaitų išankstiniam mokėjimui ruošimas,
• užsakymų perdavimas į gamybą,
•  ataskaitų sudarymas.

 Automatizavus šias funkcijas, darbo sąnaudas galima sumažinti  vidutiniškai 50%, o tai reiškia kad vadybininkui liks tiek pat daugiau laiko tiesioginiam darbuotojui su klientais ir tai padės padidinti pardavimų apimtį (daugiau apie komercinių pasiūlymų ruošimo darbo automatizavimą skaitykite. )

Laukiamą iš šios veiklos automatizavimo  ekonominį efektą galimą apytikriai apskaičiuoti žinant kiek šiuo metų vadybininkai vidutiniškai sugaišta per mėnesį laiko aukščiau aprašytų funkcijų vykdymui ir už kokią sumą per dieną vidutiniškai parduoda vadybininkas, bei kiek įmonėje yra pardavimo vadybininkų.

Tada apskaičiavę kiek dienų darbo sutaupys kiekvienas vadybininkas, nesunkiai galima apskaičiuoti kiek jis papildomai per sutaupytą laiką parduos produkcijos ir kokia tai bus suma sudėjus visų vadybininkų papildomus pardavimus.

 Pav., jei minėtos rutininės funkcijos iki automatizacijos užimdavo pusę vadybininkų laiko, t. y. 10 d. d., tai jas automatizavus kiekvienas vadybininkas sutaupys po 5 darbo dienas. Jei vidutiniškai vadybininkas per dieną parduoda produkcijos už 4000 Eur, tai papildomai parduos už 20 000 Eur. Esant pelningumui 10%, papildoma ekonomija automatizavus vadybininko darbą bus 2000 Eur/mėn.

2.2. Automatizuota valdymo sistema padeda įdiegti apmokėjimo nuo asmeninių pardavimų sistemą

Apmokėjimas nuo pardavimų rezultatų didina vadybininkų suinteresuotumą ir tuo pačiu pardavimų apimtis. Pavyzdžiui, kai viena JAV įmonė pakeitė apmokėjimo sistemą nuo pardavimų rezultatų į pastovaus atlyginimo sistemą, pardavimai smuko 30%.

Kad įdiegti apmokėjimų sistemą nuo asmeninių pardavimų, reikia vesti pardavimų apskaitą pagal kiekvieną vadybininką. Rankiniais metodais tai padaryti dažniausiai neįmanoma, ypač toms įmonėms, kurios gamina nestandartinę produkciją dėl skaičiavimų sudėtingumo. 

AIVA automatizuota sistema, jau ruošiant komercinį pasiūlymą, apskaičiuoja gamybos savikainą, pardavimo laukiamą pelną ir tuo pačiu vadybininko atlyginimą nuo pelno, parodo vadybininkui kiek jis uždirbs pasiūlęs tą ar kitą produktą, bei kiek praras padaręs nuolaidą pirkėjui. Todėl vadybininkas, būdamas suinteresuotas asmeniškai savo pajamomis,  pasiūlys klientui didesnį pelną duodantį įmonei produktą ir bus linkęs daryti mažesnes nuolaidas. To rezultatas - didesnis įmonės pelningumas.

 3.   Pardavimų skatinimas elektroninio marketingo priemonėmis

Įdiegus komercinių pasiūlymų automatizuotą ruošimo sistemą kartu sukuriamos įmonės gaminamų produktų bei esamų ir potencialių klientų duomenų bazės, O  tai sudaro prielaidas lengvai, be papildomų darbo sąnaudų duomenų paruošimui ir laiškų išsiuntinėjimui, automatizuoti produkcijos elektroninį marketingą įmonės Interneto svetainėje, bei siunčiant naujienlaiškius apie naujus produktus, sandėlio išpardavimus, pasikeitusias kainas (daugiau apie elektroninį marketingą skaitykite ).

Vykdyti elektroninį produkcijos marketingą neturint automatizuotos sistemos reikia daug rankinio  darbo sąnaudų tam kad paruošti duomenų bazes, atrinkti klientus, kuriems apie kokius produktus siųsti naujienlaiškius ir juos išsiųsti. Todėl kadangi tai užima daug laiko įmonės per mažai reklamuoja savo naujus  produktus klientams.

Tuo tarpu įvairūs statistiniai tyrimai ( žr. plačiau ) rodo didelę elektroninio marketingo naudą,- išaugusius pardavimus esamiems klientams bei naujų klientų dalies didėjimą. Kaip rodo statistika (žr. statistika ), naujienlaiškiai padidiną užsakymų skaičių nuo 1 iki 5 %. Žinodami Jūsų užsakymų skaičių per mėnesį ir vieno užsakymo vidutinę vertę galite nesunkiai apskaičiuoti pajamų padidėjimą įdiegus įmonėje elektroninio marketingo sistemą.

 4.   Pardavimų skatinimas automatizuojant užduočių valdymą

Dirbant su potencialias klientais pardavimų proceso valdymas susideda iš veiksmų su klientų paklausimais planavimo, užduočių vykdymo bei  jų įvykdymo registracijos. Šio proceso užduotys, paprastai, yra,- klientų poreikių išsiaiškinimas, komercinio pasiūlymo ruošimas, užsakymo (pardavimo sutarties) derinimas ir užsakymo perdavimas vykdymui,- gamybai. Neretai nuo paklausimo iki užsakymo gavimo praeina daug laiko. Paprastai vadybininkai vienu metu dirba su daugeliu potencialių klientų paklausimų, todėl suvaldyti šiuos procesus paprastomis priemonėmis gan sudėtinga ir dalis potencialių užsakymų dėl to prarandama.

Planavimo automatizavimui įmonės dažnai naudoja kalendorius įvairiose sistemose, kaip Outlook, Google ir pan. Toks planavimas turi trūkumą kad reikia įvesti ranka reikalingus planavimui duomenis ir paskui atžymėti kad užduotis įvykdyta.

Tokie kalendorių duomenys nesurišti su įmonės esamų ir potencialių klientų duomenų baze, todėl jie nesikaupia prie kliento ir nepadeda tolimesniems pardavimams.

Todėl vadybininkų darbo efektyvumo padidinimui geriausias sprendimas kad būtų  darbo su klientų paklausimais užduočių planavimas ir klientų duomenų bazė realizuota vienoje sistemoje. Toks sprendimas suteikia ir kitų privalumų, kuriuos trumpai aprašysime žemiau (daugiau apie užduočių valdymą skaitykite).

4.1. Užduočių valdymas ir Elektroninis marketingas

Naudojant aukščiau aprašytą elektroninio marketingo sistemą, pats klientas Internetu gali užregistruoti paklausimą, o programa automatiškai sukuria ir suplanuoja užduotį vadybininkui tolimesniam darbui su klientu. Pav., paskambinti klientui dėl produkto, kuriuo jis susidomėjo gavęs naujienlaiškį arba peržiūrėjęs produkto aprašymą interneto svetainėje.

Vadybininkui  atlikus suplanuotą užduotį programa, pagal iš anksto neatstatytas taisykles,programa  suplanuoja sekantį darbo su paklausimu veiksmą. Tokia integruota užduočių valdymo ir e-marketingo sistema padeda nepraleisti  ir nepamiršti klientų paklausimų ir taip daugiau paklausimų paversti užsakymais.

4.2. Užduočių valdymas ir komercinių pasiūlymų ruošimo automatizavimas

Planuojant darbo su klientų paklausimais užduotis vienoje sistemoje su automatizuota komercinių pasiūlymų ruošimo sistema, atėjus suplanuotos užduoties vykdymui, kaip kurios vadybininkų užduotys, tokios kaip komercinių pasiūlymų ruošimas, taisymas, sutarčių ruošimas, sąskaitų išankstiniam apmokėjimui ruošimas gali būti pradėtos automatizuotai vykdyti tiesiogiai pasirinkus suplanuotą užduotį, taip sutaupant vadybininko laiką ir  efektyviau valdant užsakymo gamybai gavimo visą procesą.

Gamybinėse įmonėse neretai pardavimo procese dalyvauja ne tik pardavimo vadybininkai bet ir konstruktoriai ar gamybos technologai, kurie padeda gauti pradinius duomenis reikalingus komercinio pasiūlymo ruošimui.

Užduočių valdymo sistema padeda efektyviau organizuoti sąveiką tarp skirtingų darbuotojų ir greičiau aptarnauti klientą, t. y. paruošti jam komercinius pasiūlymus, o tai padidina užsakymo gavimo tikimybę.

4.3. Užduočių valdymo kontrolė

Automatizavus darbo su klientų paklausimais užduočių planavimą ir vykdymą, komercijos padalinių ir įmonės vadovams patogu kontroliuoti kaip vyksta darbas su klientais ir laiku suteikti pagalbą vadybininkams.

Išėjus vadybininkui iš darbo arba atostogauti, užduotis per valdymo sistema perduodami kitam vadybininkui į jo darbų planą, todėl naujam vadybinkui labai lengva perimti darbus ir, turint visą informaciją apie jau atliktus veiksmus ir toliau suplanuotus, tęsti pardavimo procesą. Tai  padeda įmonei neprarasti potencialių klientų ir jų užsakymų.